איך להשתמש במיכון כדי לבנות עסק יעיל ורווחי יותר
אחד הדברים היפים בניהול עסק וורדפרס עצמאי זה שיש לך שליטה מלאה בזמן שלך, נכון? כל מה שאתה צריך זה רק להצטייד כראוי בקרם שיזוף, מכנסיים קצרים, גופייה, כפכפים וקוקטייל אננס עם מטריה קטנה בצד. שב ליד הבריכה עם הלפטופ שלך ותכנת להנאתך עד השקיעה. מידי פעם קפוץ למים להתרעננות.
לאלה מאיתנו שעוסקים בכך באמת ברור עד כמה תלוש תיאור זה מהמציאות, אבל זה או משהו דומה אחר הוא חזון שרבים מהפרילנסרים בתחום שמעו וטיפחו בראשם לפני שהחלו לעבוד. ברגע שאתה נכנס לזה, חזון חיי הפרילנסר הזוהרים והמושלמים שלך משתנים די מהר. חבל, זה היה יכול להיות מתוק, לא?
מתוך מחשבה על כך, בואו נעסוק מעט בדרך שבה ניתן להשתמש באוטומציה לטובתנו. כדי לפנות לעצמנו זמן, לחסוך לעצמנו אנרגיה ולאפשר לעצמנו לעשות יותר כסף, כך שנוכל להתמקד בלעשות יותר מהדברים שאנו רוצים לעשות.
המציאות של חיי הפרילנסר
טוב, אז החזון של עכבר ביד אחת וקוקטייל ביד השנייה ליד הבריכה אולי איננו הכי מציאותי בעולם, אבל בכל זאת ייעול העבודה יכול להשפיע מאוד לטובה על סגנון החיים שלנו. זה בהחלט מציאותי לחשוב שעם קצת עבודה קשה ותכנון נכון אפשר להתקרב לחזון שגרם למחשבה על עבודה כעצמאי להיראות ממש נעימה אי אז כשבחרנו בכך.
כפרילנסר (או בעל עסק קטן), את או אתה אחראים למספר רב של משימות שצריכות להתמלא. ביחד, משימות אלה עלולות להיראות יותר מידי, ורשימת המשימות שלך עשויה להיראות כמו משהו שהולך ותופח ללא הפסקה. במקום לעבוד רק מול הלקוחות סביר שתמצאו את עצמכם ממלאים את הפונקציות הבאות:
- מציאת לידים
- טיפוח לידים
- עבודה ברשתות החברתיות
- ייצור תוכן שיווקי
- הפרויקטים עצמם
- פתירת בעיות שוטפות עבור לקוחות
- שירות לקוחות אחר
- ניהול עובדים או קבלני משנה
- ראיית חשבון וניהול קבלות
- גבייה
- ניהול ועדכון של אתר החברה
אני בטוח שתוכלו להעיד בעצמכם שהרשימה הזו מתארת רק בצורה חלקית מאוד את החובות והמטלות הכרוכים בעבודה כעצמאי. ביום אחד יש 24 שעות בלבד, והדברים יכולים לצאת משליטה די בקלות.
אחד הדברים החשובים ביותר שאתם יכולים לעשות בתור פרילנסרים או בעלי עסק קטן הם לתעדף את המשימות שלכם. לא ניתן אמנם להפוך את כל המשימות ברשימה הזאת לאוטומטיות, אבל לא כולם קריטיים למטרת העל, כלומר- להבאת לקוחות וייצור הכנסה. משימות אחרות כן יהיו חשובות אבל עדיין תורמות מעט מאוד לגידול העסק שלכם. ובואו נהיה כנים פה, כמה שפחות זמן שתבזבזו על מטלות שלא תורמות בכלום לשורה התחתונה שלכם – ההכנסה – ככה יהיה לכם יותר טוב.
אבל איך מחליטים מה אפשר להפוך לאוטומטי ומה לא?
מסתבר שהרשימה של מה שאי אפשר להותיר בידי רשות מכאנית כלשהי קצרה בהרבה מהרשימה של מה שבהחלט אפשר. כמעט כל חלק מהעסק שלך, החל משיווק, דרך רשתות חברתיות, ועד ניהול קשרי לקוחות, ניתן להפוך בדרך זו או אחרת לאוטומטי. השאלה האמיתית היא מה כדאי להפוך לאוטומטי ומה לא. ובשביל לענות על השאלה הזו, עלינו להתבונן קצת מקרוב יותר על התהליך שלכם ועל זרימת העבודה שלכם.
5 צעדים להוספת אוטומציה לעסק שלכם
הפיכת זרימת העבודה, או חלקים ממנה, לעניין שעובד בעצמו זה לא דבר פשוט. עליכם להחליט שבאמת נמאס לכם- הגיע הזמן לעשות שינוי וזה באמת הולך לקרות. זה הולך להתחיל היום.
- חלקו את המטלות שלכם לקטגוריות
הדבר הראשון שעליכם לעשות הוא להתבונן על המטלות שאתם עושים. התחילו עם לסווג את כל המטלות לפי הקטגוריות הרחבות יותר שלהן. הסתכלו בתמונה הרחבה. ראיית חשבון, יצירת לידים, שירות לקוחות וניהול פרויקטים, הן כמה מהקטגוריות שוודאי תשתמשו בהן.
- חלקו לתת-קטגוריות
לאחר שיצרתם סוגות רחבות, חלקו אותם שוב. ראיית חשבון תחולק לרישום קבלות, סדר ותיוק, חשבונות שצריך לזכות, חשבונות שמזכים אותי, וכן הלאה. יצירת לידים תחולק אולי ל"מציאת חדשים", "טיפוח קיימים", ו-"הפיכת לידים ללקוחות". תמיד אפשר גם לשנות.
- צור רשימת משימות והערך את הזמן של כל משימה
לאחר שיצרתם את הרשימה המלאה של סוגי המשימות, תוכלו להיכנס לפרטים. כדאי יהיה לכם לפרק כל משימה לצעדים הקטנים המרכיבים אותה ולהעריך כמה זמן לוקח כל צעד.
לדוגמא:
- מבקר ממלא את טופס הצור-קשר באתר שלכם – 0 דקות
- אתם מקבלים וקוראים מייל שמגיע אליכם מהטופס שנשלח – 1 דקה
- הוספתם את הליד החדש ללוח הלידים שלכם בתוכנת ניהול הפרויקטים שלכם – 2 דקות
- בודקים ביומן ומחזירים בחזרה מייל עם 3 זמנים אפשריים לשיחת טלפון – 10 דקות
- מייל נוסף לאישור שיחת הטלפון שנבחרה – 2 דקות
- שיחת הטלפון ללקוח הפוטנציאלי – 60 דקות
- מזל טוב! יש לכם לקוח חדש, אתם מזינים את הפרטים שלו לבסיס הנתונים שלכם – 5 דקות
- יוצרים פרויקט חדש בתוכנת ניהול הפרויקטים שאתם עובדים איתה – 5 דקות
- יוצרים לקוח חדש בתוכנת ראיית החשבון שלכם – 5 דקות
סה"כ זמן התהליך (ללא שיחת הטלפון ללקוח): 30 דקות
- הכניסו אוטומציה איפה שניתן וראוי
לאחר שהפכתם את תהליך העבודה שלכם לשקוף וברור לכם, מורכב מפריטים שמוערכים בזמן, ויש לכם הערכה כמה זמן לוקח כל צעד בתהליך, תוכלו עכשיו לראות איפה אתם מבזבזים זמן ללא צורך.
תוכלו גם לבחור את המטלות שבהן קיימת אופציה של העברת האחריות למערכת אוטומטית. למשל בואו נסתכל על הרשימה שלמעלה.
- מבקר ממלא את טופס הצור-קשר באתר שלכם – 0 דקות
- אתם מקבלים וקוראים מייל שמגיע אליכם מהטופס שנשלח – 1 דקה
- הליד החדש נשלך אוטומטית ללוח הלידים שלכם בתוכנת ניהול הפרויקטים שלכם – 0 דקות
- מייל נשלח אוטומטית עם 3 זמנים אפשריים לשיחת טלפון שהם יכולים לבחור מהם – 0 דקות
- 24 שעות לפני שיחת הטלפון, נשלח מייל נוסף לאישור שיחת הטלפון שנבחרה – 0 דקות
- שיחת הטלפון ללקוח הפוטנציאלי – 60 דקות
- מזל טוב! יש לכם לקוח חדש, אתם מזינים את הפרטים לטופס אינטרנטי שבאופן אוטומטי:
- יוצר פרויקט חדש בתוכנת ניהול הפרויקטים שלכם
- יוצר לקוח חדש בתוכנת ראיית החשבון שלכם
- מוסיף את הלקוח לרשימת התפוצה של המיילים ללקוחות שלכם
- שולח ציוץ תודה וברוך הבא ללקוח החדש
סה"כ זמן התהליך (ללא שיחת הטלפון ללקוח): 2 דקות
באמצעות שימוש בכמה כלי אוטומציה פשוטים, חסכתם לכם (בהערכה) 28 דקות. אם אתם עושים את זה 3 פעמים בחודש, אתם חוסכים קרוב לשעה וחצי של עבודה. והערך האמיתי של ייעול שכזה הוא לא רק בזמן שחסכתם, אלא באנרגיה שחסכתם בלא לעשות דברים שאין צורך בהם.
- מדדו את התוצאות שלכם
אוקיי, אז כנראה חסכתם לכם כ-28 דקות של תהליך לכל ליד שממלא את הטופס שלכם באתר והופך ללקוח חדש, אבל זה עדיין לא זמן לפתוח בקבוק יין. כמו בכל תוכנית עבודה שאתם מיישמים, כדאי לבדוק ולמדוד ולהעריך את התוצאות שלכם. ברוב המקרים, תמצאו דרכים טובות לייעל עוד יותר את המערכת שיצרתם. אתם גם תרצו לוודא שהזמן שאתם חוסכים הוא באמת רווחי.
רוב כלי האוטומציה שתכניסו למערכת שלכם, באים כמובן עם מחיר, ואין כל היגיון בלהפוך משהו לאוטומטי אם זה עולה יותר ממה שאתם מרוויחים מזה. אבל יש כמה וכמה פקטורים שכדאי לשקול מעבר לזמן ולמחיר השימוש בתוכנה. לפעמים כדאי להסתכל על התמונה הגדולה. למשל, סוכנות שיווק דיגיטלי קטנה בשם Single Grain גילתה כי כאשר הם חוזרים לליד חדש תוך 5 דקות מרגע שהוא שלח את הטופס שלהם – דבר שמתאפשר בעקבות אוטומציה של התהליך – בערך פי שניים מהשיחות שהם ניהלו אותו חודש נסגרו בכך שהיו להם לקוחות חדשים. שזה די דרמטי, תודו. זו צמיחה של 100% בכמות הלקוחות החדשים כל חודש.
כלי העבודה (איך לעשות את המעבר לאוטומציה)
אם יצרתם רשימה מסודרת ומפורטת של כל המטלות הכרוכות בניהול פעילותו של העסק שלכם, תוכלו ליצור סדר עדיפויות ולהחליט מה ואיך להפוך לתהליך אוטומטי.
מה כדאי למכן?
זוהי החלטה שחלק ממנה הוא הפעלת שכל ישר וחלק ממנה בחירה המבוססת על העדפות אישיות. בגדול כל מטלה שמביאה כמות בלתי סבירה של חוסר יעילות היא מועמד ראוי למיכון, כמו גם כל מטלה שאתם שונאים לעשות.
אם למשל אתם מסיימים כל שנה עם משהו בגודל של קופסת נעליים של קבלות בלתי מתויקות, כדאי אולי לייעל את מערכת ראיית החשבון שלכם על ידי אוטומציה. אם כבר מדברים על זה, הנה דרך יעילה לטפל בקופסת הנעליים הזאת. זכרו לשים לב במיוחד למטלות שאינן תורמות ישירות למטרת העל של העסק שלכם.
מה לא כדאי למכן?
אני מכניס כאן את דעתי האישית קצת, אבל אני מאמין שכדאי תמיד להיזהר מאוד עם שני חלקים של העסק שלכם.
- הפעילות ברשתות החברתיות
- התקשורת עם הלקוחות
אין צורך להרחיב הרבה כאן. אף אחד לא אוהב לדבר למכונה. זה לא אישי אם זה לא מערב אנשים. וכל מה שלא אישי, איננו בונה אמון או מערכת יחסים או תקשורת או כל דבר אחר שחשוב בין בני אדם. זוהי דוגמא קלאסית לדעתי איך להימנע מלבנות מערכות יחסים טובות עם לקוחות, ואיך להשתמש באוטומציה באופן גרוע.
אוטומציה של שיווק: Infusionsoft ו- Ontraport
מערכת המיכון המובילה בכל מה שקשור בשיווק, ללא תחרות, היא Infusionsoft. במקום שני לא כל כך רחוק ממנה, נמצאת Ontraport, שעליה תוכלו למצוא סקירה מקיפה כאן. אין דרך קלה להסביר את Infusionsoft או את מה שהיא עושה. הכי קל אולי לתאר אותה כמערכת משולבת של ניהול קשרי לקוחות ושיווק. הסבר קצר אך ממצה למדי עליה הוא שאם אתם מנהלים סוכנות רווחית כלשהי או אתם פרילנסרים עסוקים למדי, ל- Infusionsoft יש את היכולת לנהל באופן אוטומטי ולבצע את רוב המשימות שאתם כיום עושים באופן ידני.
אינני יכול לספק כאן תיאור מלא של תוכנה זו. היא הרבה יותר מידי מורכבת ועשירה באופציות ואפשרויות בשביל לסכם אותה בשתי פסקאות. היא איננה מושלמת, אבל אם אתם כרגע מוציאים כסף על מענה מיילים אוטומטי והרשימה שלכם מתחילה להתארך, כדאי לשקול שבכמה שקלים נוספים בכל חודש, תוכלו להשתמש בפלטפורמה שמציעה הרבה יותר.
שתי פלטפורמות השיווק הללו מצטיינות במיוחד ביכולת שלהם לפשט, לסדר ולנהל את הטיפול והטיפוח בלידים ולקוחות. בלי לחבל במימד התקשורת האישית החשוב כל כך.
מיכון מטלות – Zapier ו- IFTTT
Zapier מציעה שירות חודשי לא יקר (מתחיל ב-20$ לחודש), המסוגל לדעתי לשדרג את יכולות הייצור שלנו באופן משמעותי. היא מחברת יחד את רוב האפליקציות החביבות עליכם עם טריגרים ואיוונטים. If This Then That (IFTTT) הוא שירות דומה מאוד. הם מכנים את האוטומציות שלהם בשם "מתכונים" (recipes) במקום זאפים, אבל תכלס זה אותו הדבר פחות או יותר. מכל מקום, שניהם כלים רבי עוצמה.
לשם המחשה, בואו נגיד שאתם משתמשים ב-Zendesk בשביל כרטיסי תמיכת לקוחות. כל פעם שלקוח פותח כרטיס תמיכה בתשלום, אתם פותחים את תוכנת ראיית החשבון שלכם ויוצרים קבלה חדשה. אבל לפעמים אתם ממש עסוקים עם הבעיה של הלקוח ושוכחים ליצור קבלה. טעות שלכם. לאחר כמה חודשים, אתם מגלים בסקירה שאתם עושים, ממוצע של 5 כרטיסי תמיכה לחודש ששכחתם ליצור להם קבלות. כתוצאה איבדתם בממוצע 250$ כל חודש. קורה, נכון? סבבה, אז עם Zapier זה לא יקרה.
כל פעם שלקוח ימלא כרטיס תמיכה דרך Zendesk, קבלה נוצרת באופן אוטומטי בתוכנת החשבונות Xero. קל לראות שהתשלום החודשי הזה מחזיר את ההשקעה די מהר. אז אם אתם מחפשים דרך להכניס מיכון לא יקר לעסק שלכם זאת אופציה מומלצת ומצוינת. IFTTT, לעומת זאת, מציעה דרך פשוטה לשמור עותק מכל קבלה, חשבונית או מסמך מצורף שקיבלתם למייל בחשבון הדרופבוקס שלכם. כמו קופסת נעליים וירטואלית אם תרצו. רק כזו שבה מוצאים הכול בקלות. ויהיה לכם שקט בנשמה שכל המסמכים החשובים הגיעו אליכם ונמצאים במקום אחד נוח.
אוטומציה של רשתות חברתיות Buffer ו – Hootsuite
אני יודע, רק לפני כמה פסקאות אמרתי שלא כדאי למכן רשתות חברתיות, אז תנו לי להבהיר למה אני מתכוון. אין שום בעיה עם הפיכת פרסום מאמרים שכתבתם לפייסבוק או ציוצים או כל עדכון רשת חברתי אחר לאוטומטי. כל עוד אתם מצליחים לשמור על זה אנושי. רשת חברתית צריכה להיות חברתית.
הבעיה עם רשתות חברתיות זה שקל מאוד להיסחף ולבלות בהן יותר זמן בלהיות חברתיים מאשר להיות פרודוקטיביים, וזה נוגד את מה שאנחנו מנסים לעשות כאן. עדיין ישנן כמה דרכים שבהם ניתן להפוך לאוטומטית חלק מהמלאכה ברשתות החברתיות בצורה שתשפר את היעילות שלכם. למשל:
- לכל פוסט שאתם מפרסמים ואיננו תלוי זמן או מערב אינטראקציה אנושית כלשהי, כדאי לשקול לפרסם אוטומטית. השקיעו שעה או שעתיים ביצירת התכנים, אחר כך תנו הוראה דרך אפליקציה כמו Buffer או Hootsuite לפרסם אותם כל פרק זמן קבוע כלשהו. דבר זה יכול לחסוך לכם זמן רב.
- כל פעם שאתם כותבים פוסט חדש בבלוג שלכם, השתמשו בכלי כמו Zapier או IFTTT כדי לשתף אותו באופן אוטומטי עם העוקבים שלכם.
- השתמשו באזכורים כדי להישאר מעודכנים בשיחות הקשורות בכם. אתם יכולים גם לקבוע חיפוש אוטומטי תקופתי על דברים שקשורים בעסק שלכם.
מעל לכל, שמרו יד קלילה על הרסן של כל סוס אוטומטי שמטפל בענייני הרשת החברתית שלכם. צריך להיות שם בנאדם מאחרי הפעילות. אפילו אם עובדים בשבילו רובוטים.
מידע נוסף על Buffer ועל Hootsuite תוכלו למצוא כאן.
לסיכום
אחת הדרכים הטובות ביותר לחסוך בזמן, לשפר יעילות ולהיעשות יותר רווחי, הוא באמצעות אימוץ של גישת "עשה זאת עכשיו". אבל לפעמים יותר קל להגיד מאשר לעשות; במיוחד כאשר אתם פרילנסרים שמנסים לטפל בכמה לקוחות במקביל, או עסק קטן שמנסה לטפל ביותר ממה שאתם תכלס בנויים לטפל בו.
מיכון יעזור לכם להשלים את המשימות שלכם בפחות זמן, ולהימנע מדחיית העבודה שבקלות יכולה לנפח את כמות העבודה המונחת על השולחן. אם כל מה שאתם מכירים בתחום זה הוא איזה מענה מיילים אוטומטי בסיסי, יש עוד הרבה אפשרויות נוספות.
דרך טובה להתחיל עם זה היא באמצעות 5 הצעדים שתוארו למעלה. אם תעשו זאת, תקבלו תמונה ברורה של איפה אתם משקיעים זמן כיום, ואיפה יש מקומות שאפשר לשפר את ההתנהלות בהם.
ואולי עוד נתראה בבריכה יום אחד.
אם אתם משתמשים כיום בכלי אוטומציה בעסק הוורדפרס שלכם, אנא שתפו אותנו למטה בתגובות באילו כלים אתם משתמשים ואיך זה עוזר לכם בעסק שלכם.
כתבת המקור כאן מאת טום איוור
עבור הבלוג של אתר www.elegantthemes.com
